Administration et gestion de bureau

Ce cours donne des techniques pratiques essentielles et approfondies qui vous permettront d'exceller dans votre milieu de travail. Dans ce cours, vous apprendrez les meilleures pratiques multidisciplinaires telles que comment être un meilleur écrivain d'affaires et un maître communicateur.

Ce cours met également l'accent sur l'importance de fournir un service client interne et externe exceptionnel et sur l'impact de cette opération.

De plus, vous aurez l'occasion de discuter des effets du stress sur le lieu de travail et des moyens de transformer le stress en avantage. Vous apprendrez également comment la maîtrise de votre utilisation efficace du temps améliorera inévitablement votre productivité et réduira votre niveau de stress. Un autre sujet que vous approfondirez est l'organisation et la gestion d'une réunion efficace et professionnelle. Enfin, vous apprendrez en détail comment améliorer les capacités de traitement de votre téléphone.

Objectifs

• Définir et comprendre le rôle du chef de bureau et de l'administrateur
• Mettre en œuvre des stratégies de communication verbale et écrite nécessaires pour s'acquitter de ses responsabilités de manière efficace
• Développer une attitude de service et un état d'esprit visant le client interne et externe
• Énumérer les principales causes de stress et appliquer les techniques nécessaires pour les maîtriser
• Appliquer les techniques de gestion du temps requises pour une meilleure productivité au bureau
• Organiser les réunions efficacement
• Traiter les appels téléphoniques correctement et professionnellement

Qui devrait être présent

Administrateurs, assistants, secrétaires exécutifs, directeurs de bureau existants ou potentiels, administrateurs supérieurs et superviseurs des employés subalternes.

Modules

Jour 1

• Le rôle du chef de bureau et de l'administrateur
• Perception versus réalité
• La 3D des administrateurs performants: radicalement et visiblement différente
• Compétences requises pour réussir
• Ce qu'il faut pour être une "star" au travail
• Identifier votre rôle

Jour 2

• Compétences efficaces en communication verbale et écrite
• Améliorer la crédibilité et gagner la reconnaissance
• Importance d'avoir une attitude positive
• Être affirmée
• Vendre vos idées au patron, à vos collègues, à vos subordonnés et à vos clients
• Préparer une présentation professionnelle
• Qu'est-ce qui constitue un écrit professionnel?
• Style et mise en page
• Obtenir votre objectif avec le lecteur
• Les attentes des lecteurs
• Utiliser le téléphone correctement
• Comportement téléphonique professionnel
• Règles pour une bonne écoute
• Étapes du traitement professionnel d'un appel entrant
• Faire face à des interlocuteurs difficiles
• Identifier les problèmes téléphoniques courants et formuler des solutions

Jour 3

• Servir le client interne et externe
• Comprendre les besoins des clients internes et externes
• Supprimer les barrières de services
• Fournir un excellent service
• Briser la mentalité de silo
• Traitement des plaintes
• Gérer son temps
• Identifier et éliminer les pertes de temps
• Fixer des objectifs et des priorités
• Utiliser des mesures pour contrôler et améliorer votre efficacité
• Planifier et gérer son temps pour soi et pour les autres
• Préparer des journaux de temps et apprendre d'eux

Jour 4

• Organiser des réunions
• Éléments d'une réunion efficace
• Préparer l'agenda
• Rencontrer du temps perdu
• Prendre des procès-verbaux de réunions
• Responsabilités des responsables de réunion et des participants Techniques de gestion du stress
• Causes et symptômes
• Identifier vos facteurs de stress
• Comment le stress affecte les performances
• Formuler un plan complet de gestion du stress